Likviduojami juridiniai asmenys (valstybės ir savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys), kurių buveinė buvo Birštono savivaldybės teritorijoje, iki jų išregistravimo iš Juridinių asmenų registro turi perduoti saugoti veiklos dokumentus, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės norminiuose aktuose, nėra pasibaigęs Birštono savivaldybės archyvui. Prašymą priimti likviduojamo juridinio asmens veiklos dokumentus saugoti ir išduoti tai patvirtinančią pažymą tiesiogiai atvykus į Birštono savivaldybės archyvą  pateikia likvidatorius – asmuo, atsakingas už likviduojamo juridinio asmens veiklos dokumentų perdavimą toliau saugoti. Perduodami valstybės ir savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitą Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, nustatyta tvarka, o elektroniniai dokumentai tvarkomi pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse nustatytus reikalavimus.

Perduodami privačių juridinių asmenų ir nevalstybinių organizacijų dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitą pagal Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytus reikalavimus. Prašymas teikiamas, kai Valstybinė mokesčių inspekcija prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos Juridinių asmenų registro tvarkytojui pateikia pranešimą apie likviduojamo juridinio asmens atsiskaitymą su biudžetais ir pinigų fondais (likvidavimo atveju) arba kai yra priimtas sprendimas dėl juridinio asmens pabaigos (bankroto atveju). Popierinių dokumentų bylos perduodamos aplankuose be metalinių laikiklių. Dokumentai, kurie dėl jų formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais. Vaizdo ir garso dokumentai perduodami jų laikmenoms pritaikytose dežutėse. Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys. Elektroniniai dokumentai, sudaryti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintus ir jo patvirtintas elektroninio dokumento specifikacijas, toliau saugoti perduodami laikmenose (optinėse ar kitose). Ant šių laikmenų aplankų turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys.

Dokumentų perdavimas toliau saugoti įforminamas dokumentų perdavimo – priėmimo aktu, kuriame nurodomi priimami dokumentai ir juos perduodantys bei priimantys asmenys.

Likviduotiems juridiniams asmenims išregistruoti iš Juridinių asmenų registro išduodamos pažymos dėl dokumentų perdavimo toliau saugoti ar pažymos, patvirtinančios, kad tokių dokumentų nėra. Pažyma pateikiama asmeniui tiesiogiai atvykus į savivaldybės archyvą arba siunčiama paštu.

2. Likviduojamo juridinio asmens registravimo pažymėjimas;

3. Likvidatoriaus asmens tapatybę patvirtinantis dokumentas;

4. Įgaliojimas, jei juridinį asmenį likviduoja įgaliotas asmuo;

5. Užbaigtų ir sutvarkytų ilgo saugojimo bylų apyrašas ir/ar užbaigtų laikino saugojimo bylų sąrašas, po 2 vnt.;

6. Likviduojamo juridinio asmens istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, pasirašyta ją parengusio asmens (pažymoje pateikiama trumpa informacija apie juridinį asmenį: istorija (įsteigimas, veikla, struktūra, reorganizavimas, likvidavimas, pavaldumas, darbuotojų skaičiaus kaita ir pan.) ir dokumentų sutvarkymo apibūdinimas (ar visi dokumentai išsaugoti, ar visi perduoti, ar dokumentai sutvarkyti laikantis reikalavimų, kokie sudaryti bylų apyrašai, sąrašai ir pan.). Jeigu buvo nustatyta dokumentų ar bylų praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys. Jeigu pateikiamos dokumentų kopijos, jos atitinkamai turi būti patvirtintos notaro.

Jei likvidatrius perduotinų dokumemntų neturi, teikiamas prašymas išduoti pažymą dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų. Prašyme nurodoma:
– likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, veiklos laikotarpis;
– priežastys, dėl kurių dokumentai neperduodami saugoti nustatytąja tvarka (ir pridedami tai pagrindžiantys dokumentai – dokumentų poėmio protokolų, pagal kuriuos dokumentai buvo perduoti kitiems juridiniams asmenims toliau naudoti, kopijos ir kita);

– dokumentų praradimo priežastys (apibūdinami prarasti dokumentai, jei tokių atvejų žinoma, ir pateikiami nurodytąsias priežastis pagrindžiantys dokumentai ir jų kopijos);

– laikotarpis, kuriuo sudarytų dokumentų nerasta ir (ar) kuriuo jie nebuvo sudaromi.
Jei likvidarius perduotinų dokumentų neturi, kartu su prašymu jis turi pateikti Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigos išduotą pažymą apie apdraustųjų asmenų turėjimą per konkretų laikotarpį (jei šios informacijos nėra galimybės pateikti elektroniniu būdu iš Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos informacinės sistemos).

Pildoma nustatytos formos prašymas. Prašymo forma pridedama.

Bendrojo skyriaus vyriausioji specialistė (archyvarė)

Tel. (8 319) 55 430

jolanta.rasiukeviciene@birstonas.lt

Kabineto Nr. 115

Bendrojo skyriaus vedėja

Tel. (8 319) 65 557

rima.cekanauskiene@birstonas.lt